Thủ tục báo cáo thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài

• By LAWPRO
• 26/06/2025

Báo cáo thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài: Quy định mới 2026

Thủ tục “báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài” theo Mẫu số 02/PLI (Nghị định 152/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP) không còn được thực hiện như một thủ tục riêng. Từ ngày 07/8/2025, việc giải trình nhu cầu đã được gộp vào hồ sơ cấp giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đến ngày 05/12/2026, Nghị định 219/2025/NĐ-CP tiếp tục được thay thế bởi Nghị định 393/2026/NĐ-CP ngày 20/10/2026 của Chính phủ (Điều 36 Nghị định 393/2026/NĐ-CP).

Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp xác định: khi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài thay đổi (vị trí, hình thức, địa điểm, số lượng), cần làm thủ tục gì theo quy định hiện hành.

1. Thủ tục báo cáo thay đổi nhu cầu còn áp dụng không?

Như vậy, doanh nghiệp không nộp riêng “báo cáo thay đổi nhu cầu” nữa. Thay vào đó, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu ngay khi giải quyết hồ sơ cấp giấy phép lao động (khoản 3 Điều 23 Nghị định 393/2026/NĐ-CP).

2. Thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: doanh nghiệp làm gì?

Theo Nghị định 393/2026/NĐ-CP, mỗi loại thay đổi tương ứng với một thủ tục cụ thể:

Ngoài ra, người sử dụng lao động phải báo cáo định kỳ trước ngày 05/6 và 05/12 hằng năm theo Phụ lục IV, hoặc báo cáo đột xuất khi có sự thay đổi về sử dụng người lao động nước ngoài; trừ trường hợp thông tin đã khai thác được trên cơ sở dữ liệu người lao động nước ngoài (điểm đ khoản 6 Điều 37 Nghị định 393/2026/NĐ-CP).

3. Trình tự giải trình nhu cầu khi xin giấy phép lao động theo Nghị định 393/2026/NĐ-CP

Bước 1: Thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam

Đối với người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động, tham gia gói thầu, dự án tại Việt Nam, hoặc ký hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức nước ngoài (điểm a, i, m khoản 1 Điều 2), doanh nghiệp phải thông báo tuyển lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến trước ít nhất 05 ngày làm việc tính đến ngày nộp hồ sơ (Mục II Mẫu số 03 Phụ lục I).

• Kênh đăng tuyển: sàn giao dịch việc làm quốc gia, tổ chức dịch vụ việc làm, phương tiện thông tin đại chúng hoặc website của doanh nghiệp.
• Nội dung tối thiểu: vị trí và lĩnh vực làm việc, hình thức, địa điểm, thời hạn làm việc, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm (nếu có).
• Trường hợp không phải đăng tuyển: người nước ngoài giữ chức danh tổng giám đốc hoặc giám đốc đã có tên trên giấy đăng ký kinh doanh.
• Lưu ý: Thông tin người lao động nước ngoài dự kiến tuyển phải khớp với thông báo tuyển dụng về vị trí, hình thức, địa điểm, thời hạn và không thấp hơn yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm đã đăng (điểm c, d khoản 6 Điều 37).

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người sử dụng lao động nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày làm việc nhưng không quá 60 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính, qua ủy quyền hoặc thuê dịch vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, hoặc nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia (khoản 1 Điều 23).

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xét duyệt

Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04. Nếu không chấp thuận, cơ quan phải trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc (khoản 3 Điều 23).

Bước 4: Ký hợp đồng lao động

Với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, hai bên phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc (khoản 4 Điều 23).

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động (Điều 19)

1. Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03 Phụ lục I);
2. Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, không quá 12 tháng;
3. Bản sao trang nhân thân hộ chiếu còn hạn;
4. Phiếu lý lịch tư pháp cấp không quá 06 tháng (không phải nộp nếu nộp trực tuyến và cơ quan khai thác được dữ liệu lý lịch tư pháp – Điều 7);
5. 02 ảnh màu 4x6 cm;
6. Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc;
7. Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật (Điều 20).

Giấy tờ nước ngoài (trừ hộ chiếu) phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn), dịch sang tiếng Việt và chứng thực (Điều 6).

Cơ quan có thẩm quyền

UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hoặc văn phòng điều hành của nhà thầu và người lao động dự kiến làm việc. Nếu người lao động làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thẩm quyền thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính (khoản 1 Điều 5). UBND cấp tỉnh có thể phân cấp, ủy quyền cho cơ quan khác thực hiện (khoản 2 Điều 5).

4. Giai đoạn chuyển tiếp: áp dụng Nghị định 219 hay 393?

• Đến hết ngày 04/12/2026: tiếp tục áp dụng Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Theo nghị định này, giải trình nhu cầu cũng đã nằm trong văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03) và thời hạn giải quyết là 10 ngày làm việc.
• Hồ sơ nộp trước 05/12/2026 tiếp tục được giải quyết theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (khoản 2 Điều 35 Nghị định 393/2026/NĐ-CP).
• Giấy phép lao động, giấy xác nhận miễn đã cấp theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP hoặc Nghị định 70/2023/NĐ-CP được dùng đến khi hết hạn (khoản 1 Điều 35).
• Lao động kỹ thuật di chuyển nội bộ doanh nghiệp đã được cấp phép theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP được dùng đến hết hạn; khi cấp lại, gia hạn sẽ chuyển sang vị trí chuyên gia nếu đáp ứng điều kiện có ít nhất 05 năm kinh nghiệm (khoản 3 Điều 35).

5. Lưu ý thực tế cho doanh nghiệp

• Rà soát danh sách lao động nước ngoài trước 05/12/2026: đối chiếu vị trí, lĩnh vực, địa điểm ghi trên giấy phép với thực tế làm việc; nếu đã lệch, cần làm thủ tục cấp mới hoặc thông báo ngay.
• Không dùng mẫu cũ: Mẫu số 01/PLI, 02/PLI, 03/PLI của Nghị định 152/2020/NĐ-CP và 70/2023/NĐ-CP không còn giá trị.
• Lưu bằng chứng đăng tuyển: văn bản thông báo tuyển dụng phải nộp kèm Mẫu số 03 và là căn cứ để cơ quan chấp thuận nhu cầu.
• Làm sai thủ tục có thể bị thu hồi giấy phép: giấy phép lao động bị thu hồi khi người sử dụng lao động hoặc người lao động không thực hiện đúng quy định về cấp, cấp lại, gia hạn (khoản 2 Điều 31).

6. Câu hỏi thường gặp

Mẫu số 02/PLI báo cáo thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài còn dùng được không?

Không. Mẫu này thuộc Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP), đã hết hiệu lực từ 07/8/2025. Hiện nay giải trình nhu cầu thực hiện trong Mẫu số 03 của nghị định đang có hiệu lực.

Doanh nghiệp đổi chức danh cho người nước ngoài từ chuyên gia sang giám đốc điều hành thì làm gì?

Đây là thay đổi vị trí công việc nên phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động theo khoản 2 Điều 21 Nghị định 393/2026/NĐ-CP, kèm giấy tờ chứng minh vị trí mới theo Điều 20.

Người nước ngoài làm việc thêm ở chi nhánh tỉnh khác có phải xin giấy phép mới không?

Không. Doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc và nơi đã cấp phép, trước ít nhất 03 ngày làm việc (khoản 5 Điều 23 Nghị định 393/2026/NĐ-CP).

Thời gian đăng tuyển lao động Việt Nam trước khi tuyển người nước ngoài là bao lâu?

Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày nộp hồ sơ, áp dụng cho hình thức hợp đồng lao động, gói thầu/dự án và hợp đồng với cơ quan, tổ chức nước ngoài (Mục II Mẫu số 03 Nghị định 393/2026/NĐ-CP).

Hồ sơ nộp ngày 01/12/2026 được giải quyết theo nghị định nào?

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, vì hồ sơ đã nộp trước ngày Nghị định 393/2026/NĐ-CP có hiệu lực (khoản 2 Điều 35).

7. Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (Điều 151 – Điều 158);
• Nghị định 393/2026/NĐ-CP ngày 20/10/2026 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (hiệu lực từ 05/12/2026);
• Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngày 07/8/2025 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (hết hiệu lực từ 05/12/2026).

Dịch vụ hỗ trợ của LawPro

Công ty Luật LAWPRO hỗ trợ doanh nghiệp rà soát tình trạng lao động nước ngoài, xử lý các trường hợp thay đổi vị trí, địa điểm, người sử dụng lao động, và thực hiện trọn gói thủ tục cấp giấy phép lao động, gia hạn giấy phép lao động và xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Xem thêm: các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động và Công văn 7873 năm 2026 về di chuyển nội bộ doanh nghiệp.

Liên hệ Công ty Luật TNHH LAWPRO – Hotline: 0936 77 97 99 – Email: [email protected]

Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật theo quy định có hiệu lực đến ngày 28/10/2026. Doanh nghiệp nên tham vấn luật sư cho từng trường hợp cụ thể.