Một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ không chỉ ghi nhận thỏa thuận giữa các bên mà còn là cơ sở để phòng ngừa và xử lý rủi ro khi giao dịch phát sinh. Với kinh nghiệm tư vấn soạn thảo hợp đồng cho doanh nghiệp, LAWPRO sẽ cùng bạn tìm hiểu những nội dung quan trọng cần lưu ý khi soạn thảo, rà soát và đàm phán hợp đồng.

Vì sao doanh nghiệp cần soạn thảo hợp đồng chặt chẽ?

Trong hoạt động kinh doanh, nhiều tranh chấp không xuất phát từ việc một bên cố ý vi phạm mà do hợp đồng mô tả công việc không rõ, thiếu tiêu chuẩn nghiệm thu hoặc không quy định cách xử lý khi kế hoạch thay đổi.

Tư vấn soạn thảo hợp đồng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp thống nhất với đối tác về quyền, nghĩa vụ và hậu quả nếu một bên không thực hiện đúng cam kết. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tiến độ và trách nhiệm trong suốt quá trình hợp tác.

Ghi nhận đúng nội dung đã thỏa thuận

Hợp đồng cần thể hiện chính xác những gì các bên đã thống nhất, thay vì chỉ sử dụng các câu chung chung như “hàng hóa bảo đảm chất lượng” hoặc “dịch vụ được thực hiện theo yêu cầu”.

Đối với hàng hóa, cần xác định chủng loại, số lượng, quy cách và tiêu chuẩn kiểm tra. Đối với dịch vụ, cần mô tả phạm vi công việc, sản phẩm bàn giao, thời hạn và tiêu chí nghiệm thu.

Nội dung càng có thể đo lường và kiểm tra thì khả năng phát sinh tranh luận về việc một bên đã hoàn thành nghĩa vụ hay chưa càng thấp.

Kiểm soát rủi ro trước khi sự việc xảy ra

Hợp đồng nên dự liệu những tình huống có thể ảnh hưởng đến giao dịch như chậm tiến độ, hàng hóa không đạt yêu cầu, đối tác chậm thanh toán, chi phí tăng hoặc một bên không còn khả năng tiếp tục thực hiện.

Mỗi tình huống cần gắn với phương án xử lý cụ thể. Chẳng hạn, hợp đồng có thể quy định thời hạn khắc phục, quyền từ chối nghiệm thu, tạm dừng thanh toán, yêu cầu thay thế hàng hóa hoặc chấm dứt hợp đồng.

Việc dự liệu trước giúp doanh nghiệp không phải bắt đầu thương lượng lại từ đầu khi vấn đề đã phát sinh.

Tạo căn cứ xử lý vi phạm và tranh chấp

Khi xảy ra tranh chấp, cơ quan giải quyết sẽ xem xét nội dung hợp đồng, tài liệu thực hiện và quy định pháp luật có liên quan để xác định quyền, nghĩa vụ của các bên.

Hợp đồng cần làm rõ hành vi nào được xem là vi phạm, thời điểm phát sinh vi phạm và biện pháp xử lý tương ứng. Nếu chỉ ghi nhận nghĩa vụ nhưng không có cơ chế xử lý, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi yêu cầu đối tác khắc phục hoặc bồi thường.

Chuẩn hóa quy trình ký kết trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp thường xuyên phát sinh giao dịch có thể xây dựng bộ mẫu riêng cho từng nhóm như mua bán, cung cấp dịch vụ, phân phối, bảo mật hoặc hợp tác kinh doanh.

Mẫu hợp đồng giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị nhưng vẫn cần có phần nội dung được điều chỉnh theo từng giao dịch. Doanh nghiệp không nên chỉ thay tên đối tác và giá trị hợp đồng trong khi giữ nguyên toàn bộ các điều khoản còn lại.

Những nội dung quan trọng cần kiểm tra trong hợp đồng

Bộ luật Dân sự 2015 là khung pháp lý chung điều chỉnh giao dịch và hợp đồng. Tùy tính chất giao dịch, hợp đồng còn có thể chịu sự điều chỉnh của Luật Thương mại, pháp luật doanh nghiệp, đầu tư, đất đai, xây dựng, lao động hoặc quy định chuyên ngành khác.

Vì vậy, việc soạn thảo không nên chỉ dựa trên một mẫu chung. Doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời chủ thể, đối tượng, giá trị, cách thực hiện và phương án xử lý rủi ro.

Chủ thể và thẩm quyền ký kết

Trước khi soạn thảo, cần xác định chính xác bên ký hợp đồng là doanh nghiệp, chi nhánh, hộ kinh doanh hay cá nhân. Thông tin như tên pháp lý, mã số doanh nghiệp, địa chỉ và người đại diện phải phù hợp với hồ sơ đăng ký.

Người ký cần là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền phù hợp. Trường hợp giao dịch thuộc thẩm quyền phê duyệt của chủ sở hữu, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị hoặc cơ quan nội bộ khác, doanh nghiệp cần hoàn tất quyết định cần thiết trước khi ký.

Giao dịch do người không có quyền đại diện hoặc vượt quá phạm vi đại diện có thể không làm phát sinh đầy đủ quyền và nghĩa vụ đối với doanh nghiệp, trừ trường hợp được công nhận hoặc thuộc trường hợp khác do pháp luật quy định. Vì vậy, không nên chỉ dựa vào chức danh ghi trên danh thiếp hoặc email của người đàm phán.

Đối tượng và phạm vi hợp đồng

Đối tượng hợp đồng phải được mô tả đủ rõ để các bên biết chính xác mình phải giao, nhận hoặc thực hiện điều gì.

Doanh nghiệp có thể tham khảo cách xác định dưới đây:

Nếu tài liệu kỹ thuật, báo giá hoặc bảng khối lượng có nhiều nội dung, các bên nên đưa vào phụ lục và quy định rõ thứ tự ưu tiên giữa hợp đồng với phụ lục khi có mâu thuẫn.

Giá, thanh toán và chứng từ

Hợp đồng cần ghi rõ giá cố định hay được điều chỉnh, giá đã bao gồm loại thuế và chi phí nào, đồng tiền thanh toán cũng như tài khoản nhận tiền.

Tiến độ thanh toán nên gắn với những mốc có thể kiểm tra, chẳng hạn ký hợp đồng, giao hàng, hoàn thành một giai đoạn hoặc nghiệm thu. Không nên quy định thanh toán dựa trên những khái niệm khó xác định như “khi công việc cơ bản hoàn thành”.

Doanh nghiệp cũng cần thống nhất bộ hồ sơ thanh toán gồm hóa đơn, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu, đề nghị thanh toán hoặc chứng từ khác. Nếu hồ sơ thiếu nhưng hợp đồng không quy định cách xử lý, việc thanh toán có thể bị kéo dài.

Giao hàng, thực hiện và nghiệm thu

Hợp đồng cần xác định thời gian, địa điểm, người tiếp nhận và cách ghi nhận việc hoàn thành nghĩa vụ.

Đối với hàng hóa, cần quy định thời hạn kiểm tra, cách thông báo lỗi và trách nhiệm vận chuyển. Đối với dịch vụ, cần có tiêu chí nghiệm thu, số lần chỉnh sửa và thời hạn phản hồi của bên sử dụng dịch vụ.

Nếu một bên không phản hồi trong thời hạn nhất định, hợp đồng có thể quy định hậu quả phù hợp. Tuy nhiên, không nên mặc nhiên coi mọi trường hợp im lặng đều là chấp thuận nếu điều này không phù hợp với tính chất công việc hoặc quy định pháp luật áp dụng.

Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại

Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại là hai cơ chế khác nhau. Phạt vi phạm được áp dụng khi hợp đồng có thỏa thuận, còn yêu cầu bồi thường thường phải gắn với thiệt hại thực tế, hành vi vi phạm và mối liên hệ giữa hành vi với thiệt hại.

Đối với hợp đồng thương mại, mức phạt cần được kiểm tra theo giới hạn và ngoại lệ của Luật Thương mại cùng pháp luật chuyên ngành. Doanh nghiệp không nên tự động sử dụng một mức phạt giống nhau cho hợp đồng mua bán, xây dựng, dân sự và lao động.

Hợp đồng cũng cần nêu rõ cách chứng minh thiệt hại, nghĩa vụ hạn chế tổn thất và thời hạn gửi yêu cầu bồi thường.

Tạm ngừng, chấm dứt và thanh lý

Doanh nghiệp cần xác định những trường hợp được tạm ngừng hoặc chấm dứt hợp đồng, bao gồm vi phạm nghiêm trọng, chậm thanh toán kéo dài, mất giấy phép, mất khả năng thực hiện hoặc sự kiện khác đã thỏa thuận.

Điều khoản chấm dứt nên làm rõ:

• Thời gian phải thông báo trước;
• Nghĩa vụ được tiếp tục thực hiện sau khi chấm dứt;
• Cách thanh toán phần công việc đã hoàn thành;
• Việc hoàn trả tài sản, tài liệu và thông tin;
• Cách xử lý đơn hàng, công nợ và bảo hành còn tồn tại.

Thanh lý không nên được hiểu đơn giản là ký thêm một biên bản. Mục tiêu của giai đoạn này là xác nhận những quyền và nghĩa vụ nào đã hoàn thành, nội dung nào vẫn còn hiệu lực và khoản tiền nào chưa được thanh toán.

Bảo mật và quyền sở hữu trí tuệ

Nếu giao dịch liên quan đến dữ liệu, khách hàng, quy trình, thiết kế, phần mềm hoặc bí quyết kinh doanh, hợp đồng cần xác định thông tin nào được bảo mật, người được tiếp cận và thời gian bảo mật.

Đối với sản phẩm hình thành trong quá trình cung cấp dịch vụ, cần làm rõ bên nào sở hữu, bên nào được sử dụng và phạm vi sử dụng đến đâu. Việc khách hàng thanh toán chi phí dịch vụ không phải trong mọi trường hợp đều đồng nghĩa với việc tự động nhận toàn bộ quyền sở hữu trí tuệ.

Giải quyết tranh chấp

Hợp đồng có thể quy định các bước thương lượng, hòa giải và lựa chọn tòa án hoặc trọng tài để giải quyết khi các bên không đạt được thỏa thuận.

Nếu lựa chọn trọng tài, thỏa thuận trọng tài cần được thể hiện rõ và phù hợp với phạm vi tranh chấp mà trọng tài có thẩm quyền giải quyết. Luật Trọng tài thương mại xác định thỏa thuận trọng tài là thỏa thuận của các bên về việc giải quyết bằng trọng tài đối với tranh chấp đã hoặc có thể phát sinh.

Đối với hợp đồng có yếu tố nước ngoài, cần làm rõ luật áp dụng, cơ quan giải quyết, địa điểm, ngôn ngữ và cách gửi thông báo tố tụng.

Lưu ý khi soạn thảo từng loại hợp đồng

Mỗi loại giao dịch có một nhóm rủi ro riêng. Việc sử dụng cùng một cấu trúc cho mọi hợp đồng có thể khiến doanh nghiệp bỏ sót các điều khoản quan trọng.

Hợp đồng mua bán hàng hóa

Ngoài tên hàng, số lượng và giá, hợp đồng cần xác định thời điểm giao nhận, cách kiểm tra, thời điểm chuyển rủi ro và trách nhiệm khi hàng hóa không đạt yêu cầu.

Nếu có vận chuyển, cần làm rõ bên nào thuê đơn vị vận chuyển, bên nào mua bảo hiểm và ai chịu rủi ro khi hàng hóa bị hư hỏng trên đường.

Thời hạn khiếu nại về số lượng, chất lượng và lỗi ẩn cũng nên được quy định phù hợp với đặc điểm của hàng hóa.

Hợp đồng cung cấp dịch vụ

Rủi ro lớn nhất của hợp đồng dịch vụ là phạm vi công việc không rõ. Hai bên có thể cùng sử dụng cụm từ “hoàn thành dự án” nhưng hiểu khác nhau về số lượng sản phẩm, mức độ chỉnh sửa hoặc kết quả phải đạt.

Hợp đồng cần có phạm vi công việc, danh sách sản phẩm bàn giao, tiến độ, tiêu chí nghiệm thu và trường hợp phát sinh thêm chi phí.

Đối với dịch vụ sáng tạo, công nghệ hoặc tư vấn, cần bổ sung điều khoản về dữ liệu, bảo mật và quyền sở hữu đối với sản phẩm hình thành.

Hợp đồng hợp tác kinh doanh

Hợp đồng hợp tác cần xác định phần đóng góp của từng bên, cách quản lý dòng tiền, quyền biểu quyết, cách chia doanh thu hoặc lợi nhuận và trách nhiệm với bên thứ ba.

Các bên cũng cần thống nhất cơ chế xử lý khi một bên góp vốn chậm, muốn chuyển nhượng phần tham gia hoặc rút khỏi dự án trước thời hạn.

Nếu chỉ tập trung vào tỷ lệ chia lợi nhuận mà không quy định quyền kiểm tra sổ sách và cách xác định chi phí, tranh chấp tài chính rất dễ phát sinh.

Hợp đồng có yếu tố nước ngoài

Với hợp đồng có đối tác nước ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện giao dịch, ngoại hối, thuế, quyền chuyển tiền, luật áp dụng và khả năng thi hành quyết định giải quyết tranh chấp.

Nếu hợp đồng được lập bằng hai ngôn ngữ, cần quy định bản ngôn ngữ nào được ưu tiên khi nội dung được hiểu khác nhau. Các thuật ngữ thương mại quốc tế cũng cần được sử dụng đúng phiên bản và phù hợp với phương thức vận chuyển thực tế.

Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi dùng mẫu hợp đồng

Mẫu hợp đồng có thể giúp tiết kiệm thời gian nhưng không thể thay thế việc rà soát theo từng giao dịch.

Một số lỗi thường gặp gồm sử dụng sai loại hợp đồng, không kiểm tra thẩm quyền người ký, sao chép điều khoản phạt không phù hợp hoặc để trống cơ chế nghiệm thu và chấm dứt.

Doanh nghiệp cũng thường chỉ kiểm tra phần giá trị hợp đồng mà bỏ qua các phụ lục, tài liệu kỹ thuật hoặc điều kiện giao dịch do đối tác gửi kèm. Trong nhiều trường hợp, chính những tài liệu này mới chứa các nghĩa vụ ảnh hưởng lớn đến chi phí và trách nhiệm của doanh nghiệp.

Trước khi ký, doanh nghiệp nên đối chiếu toàn bộ hợp đồng, phụ lục, báo giá và tài liệu dẫn chiếu để bảo đảm không có nội dung mâu thuẫn.

Khi nào doanh nghiệp nên nhờ luật sư soạn thảo hợp đồng?

Không phải mọi giao dịch đều cần một hợp đồng dài và phức tạp. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc tư vấn chuyên môn khi hợp đồng có giá trị lớn, thời hạn dài, cơ chế thanh toán nhiều giai đoạn hoặc liên quan đến tài sản quan trọng.

Việc rà soát cũng đặc biệt cần thiết khi hợp đồng do đối tác soạn sẵn, có điều khoản phạt cao, bảo lãnh, độc quyền, chuyển giao công nghệ, dữ liệu hoặc yếu tố nước ngoài.

Chi phí tư vấn ở giai đoạn đầu thường giúp doanh nghiệp nhận diện những nghĩa vụ có thể tạo ra chi phí lớn hơn trong quá trình thực hiện hoặc khi xảy ra tranh chấp.

Dịch vụ tư vấn soạn thảo hợp đồng của LAWPRO

LAWPRO cung cấp dịch vụ soạn thảo, rà soát và hỗ trợ đàm phán hợp đồng trong các lĩnh vực đầu tư, thương mại, xây dựng, bất động sản, công nghệ, sở hữu trí tuệ, lao động và giao dịch có yếu tố nước ngoài.

Tùy nhu cầu của doanh nghiệp, phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm:

• Soạn thảo hợp đồng mới theo giao dịch thực tế;
• Rà soát dự thảo do đối tác cung cấp;
• Kiểm tra tư cách và thẩm quyền ký kết;
• Xây dựng điều khoản thanh toán, nghiệm thu và bảo đảm;
• Tư vấn chế tài, chấm dứt và giải quyết tranh chấp;
• Hỗ trợ đàm phán và hoàn thiện hợp đồng;
• Xây dựng bộ mẫu hợp đồng nội bộ cho doanh nghiệp;
• Hỗ trợ xử lý vi phạm trong quá trình thực hiện.

Với doanh nghiệp có nhiều giao dịch lặp lại, LAWPRO có thể hỗ trợ chuẩn hóa bộ hợp đồng theo từng nhóm khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác. Mỗi mẫu vẫn cần có hướng dẫn sử dụng và danh mục nội dung phải điều chỉnh trước khi ký.

Quy trình tư vấn soạn thảo hợp đồng tại LAWPRO

LAWPRO triển khai việc tư vấn theo hồ sơ và mục tiêu của từng giao dịch, thay vì chỉ cung cấp một mẫu hợp đồng chung.

Tiếp nhận thông tin và hồ sơ

LAWPRO trao đổi với khách hàng về đối tác, giá trị giao dịch, nội dung đã thống nhất, tiến độ dự kiến và những vấn đề doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.

Hồ sơ có thể bao gồm giấy tờ pháp lý của các bên, báo giá, biên bản trao đổi, tài liệu kỹ thuật, hợp đồng cũ hoặc dự thảo do đối tác cung cấp.

Đánh giá điều kiện pháp lý và rủi ro

Luật sư xác định loại hợp đồng, pháp luật điều chỉnh, thẩm quyền ký và những giấy phép hoặc thủ tục cần thực hiện.

Các rủi ro về thanh toán, tiến độ, chất lượng, tài sản, bảo mật và chấm dứt hợp tác được phân tích để doanh nghiệp lựa chọn phương án phù hợp.

Soạn thảo hoặc rà soát hợp đồng

LAWPRO chuyển nội dung thương mại thành điều khoản có thể thực hiện, đồng thời giải thích những điểm quan trọng để khách hàng hiểu rõ trước khi gửi dự thảo cho đối tác.

Nếu rà soát hợp đồng có sẵn, luật sư chỉ ra điều khoản bất lợi, nội dung còn thiếu và đề xuất cách sửa cụ thể thay vì chỉ đưa ra nhận xét chung.

Hỗ trợ đàm phán và hoàn thiện

LAWPRO hỗ trợ khách hàng chuẩn bị phương án đàm phán, đánh giá đề xuất sửa đổi của đối tác và xác định những điều khoản cần giữ vững.

Sau khi thống nhất, hợp đồng được hoàn thiện để ký kết. Trường hợp giao dịch cần công chứng, chứng thực, đăng ký hoặc thủ tục khác, LAWPRO tư vấn phạm vi công việc cần thực hiện.

Kết luận

Tư vấn soạn thảo hợp đồng giúp doanh nghiệp xây dựng điều khoản chặt chẽ, bảo đảm quyền lợi và hạn chế rủi ro trong quá trình giao kết, thực hiện hợp đồng. Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp, LAWPRO hỗ trợ soạn thảo, rà soát và đàm phán nhiều loại hợp đồng, bảo đảm nội dung phù hợp với mục tiêu kinh doanh và đặc thù của từng giao dịch.

Xem thêm:

Tư vấn hợp đồng hợp tác kinh doanh

Tư vấn hợp đồng kinh tế

Tư vấn hợp đồng thuê văn phòng, nhà xưởng